• Rotterdam
  • MBO 3/4
  • 2494,- p/m
  • 36 uur
  • Tijdelijk
  • 7 dagen geleden
Solliciteer direct

UZ000636 Secretaresse

Over de functie

Als secretarieel medewerker ondersteun jij de Teamchef, plaatsvervangend Teamchef, het MT en coördinatoren van RFS Rotterdam. Je voert zelfstandig administratieve en secretariële werkzaamheden uit. Je verzamelt bedrijfsgegeven, legt deze vast, ordent en archiveert deze. Je beheert de agenda, houdt de mailbox bij, maakt afspraken, organiseert vergaderingen en verspreidt vergaderstukken. Tijdens het tweeweekse MT overleg, maar andere overleggen ben jij de notulist. Je schrijft het verslag en verstuurt en archiveert. Je bewaakt de voortgang van afgesproken actiepunten en verzorgt correspondentie. Ook wanneer de overleggen op andere locaties plaatsvinden, of wanneer een MT lid jou op een andere locatie nodig heeft, biedt jij ondersteuning.

Vakinhoudelijke taken

  • Het leveren van secretariële ondersteuning;
  • Voorbereiden van vergaderingen en overleggen;
  • Voeren van agenda beheer;
  • Bijhouden van de mailbox;
  • Notuleren;
  • Digitaliseren en archiveren;
  • Voeren van correspondentie

Werktijden en werkdagen
De functie is voor 36 uur, waarbij 4*9 tot de opties behoort. Iedere dinsdag vindt het MT overleg plaats. Om deze reden is beschikbaarheid op dinsdag gewenst en de woensdag vrij

Wat bieden wij jou?

  • Een werkweek van36 uur (parttime/fulltime) binnen een uitdagende werkomgeving;
  • Een bruto uurloon tussen € 12,34 - € 15,99 (inschaling op basis van werkervaring);
  • Een tijdelijk dienstverband van 9 maanden met kans op verlenging;
  • De politie hanteert de volgende reiskostenvergoeding: €0,19 cent per kilometer (geen parkeerkosten) en 100% OV-kosten;
  • Een opbouw van vakantiedagen naar rato;
  • Voor deze opdrachtgever is het aanvragen van een VOG noodzakelijk (deze verzorgen wij voor jou);
  • De deadline voor deze vacature is dinsdag 31 maart om 15:00 uur. Na deze datum word jouw sollicitatie niet meer in behandeling genomen.

Wat vragen wij?

Je vindt het leuk om je eigen werkzaamheden te organiseren en daar neem je ook verantwoordelijkheid in. Flexibiliteit en stressbestendigheid komen in deze functie goed van pas. Bovendien houd je van aanpakken. Je ziet ‘werk’ voordat anderen je gevraagd hebben dat ‘werk’ te doen. Jij maakt werkzaamheden snel eigen en weet de juiste mensen te betrekken. Als secretarieel medewerker ga jij discreet om met de informatie die door de teamchef en het MT worden gedeeld. Ook heb je een flexibele instelling en ben je bereid om op meerdere locaties te werken. Jij voelt precies aan wanneer jij van je serieuze kant moet laten zien, maar houdt ook van een kletspraatje. Je bent open en vlot en hebt geen moeite met een directe benadering.

Harde criteria/Eisen

  • Minimaal mbo 3 werk en denkniveau;
  • Een opleiding in de richting van secretarieel/ administratief, management assistent of office manager;
  • Minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
  • Affiniteit met facilitaire processen;
  • Kennis van Word, Excel en Outlook;
  • Je bent bereidt om te reizen binnen de regio Rotterdam, t.b.v. o.a. overleggen.

Extra criteria / bijzonderheden

  • Een betrouwbaarheids- en geschiktheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure;
  • De vacature staat open ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof. Bij goed functioneren wordt er bij terugkomst van de secretarieel medewerker gekeken of er plek is om door te gaan;
  • Je toont bij je sollicitatie op een andere manier aan dat je beschikt over mbo 3 werk- en denkniveau, bijvoorbeeld door meerjarige werkervaring op een functie op dat niveau. De bewijslast hiervoor ligt bij jou als kandidaat.

(Gedrags)competenties

  • Discreet
  • Betrouwbaar
  • Open en vlot
  • Pro-actief/aanpassingsvermogen
  • Leergierig
  • Samenwerken

Over de werkgever

De werklocatie van deze opdracht is in Rotterdam en is goed te bereiken met zowel openbaar vervoer als met de auto vanuit bijvoorbeeld Den Haag, Gouda, Delft en omstreken.
Voor deze vacature kan jij meer informatie opvragen bij Angelica van de afdeling Recruitment. Wij zijn te bereiken via denhaagoverheid@startpeople.nl of 070-3102150.