• Tilburg
  • MBO
  • 2000,- p/m
  • 21 uur
  • Tijdelijk
  • 22 dagen geleden
Solliciteer direct

Tijdelijke Secretaresse

Over de functie

Ter vervanging van een zwangerschapsverlof zijn wij voor onze opdrachtgever op zoek naar een tijdelijke team assistant. Voor de teams (en individuele zorgmedewerkers) fungeer je als eerste aanspreekpunt voor vragen op gebied van cliënt-, financiële, ICT en personeelsadministratie. Je beantwoordt vragen, en als er iets verder uitgezocht moet worden binnen de organisatie of bij een externe instantie, dan neem je dat op je. In overleg met de zelfstandige teams en de manager bespreek je welke administratieve- en regeltaken jij op je kunt nemen zodat het team optimaal ontzorgd wordt. Eén van deze taken kan zijn dat je aan de slag gaat met de openstaande diensten in het dienstrooster.

Als de teams een facilitair probleem hebben kunnen ze ook bij jou terecht. Als er bijvoorbeeld voorraden niet bijgevuld zijn of er is een gootsteen verstopt, dan ga jij regelen dat het opgelost wordt. Dat geldt ook voor een printer die niet werkt. Je houdt de teams op de hoogte en rondt het administratief af. Verder verzamel, controleer en verwerk je, op aangeven van de manager ten behoeve van het team, diverse administratieve gegevens, mutaties en (uren)registraties. Het kan gaan om cliëntgegevens, financiële gegevens en personeelsgegevens. Hierbij signaleer je afwijkingen, vraag je ontbrekende gegevens op en voer je aanpassingen door. Je geeft praktische uitleg aan de manager en medewerkers over de administraties en je geeft aanwijzingen hoe en waarom gegevens aangeleverd moeten worden.
Hierbij maak je het de zorgmedewerkers zo makkelijk mogelijk. Je neemt de telefoon aan, beantwoordt vragen en verwijst eventueel door. Ook verzorg je in- en uitgaande (digitale) post. Je organiseert diverse overleggen en daar waar nodig notuleer je en je beheert dossiers en het archief. Je regelt de voorbereiding voor en geeft informatie aan nieuwe cliënten. Oftewel: een hele diverse functie!

Wat bieden wij jou?

Dit betreft een tijdelijke, parttime functie voor 21 uur per week van 20 vanaf 18 oktober 2021 tot 25 maart 2022. Je krijgt een tijdelijk contract via Secretary Plus.
Het heeft de voorkeur als je 4 dagen wilt werken van 08:30 tot 14:15 uur. Mocht dit niet lukken worden de uren in overleg ingepland. De salarisindicatie voor deze functie is afhankelijk van je kennis en ervaring.

Wat vragen wij?

Om de genoemde bijdrage te kunnen leveren is kennis op administratief gebied op mbo-4-niveau nodig, aangevuld met ervaring.
Je werkt zelfstandig binnen richtlijnen en administratieve procedures, waarbij je keuzes maakt ten aanzien van prioriteiten. Initiatief is nodig voor het

  • pvragen van ontbrekende gegevens en voor het zoeken naar oplossingen bij operationele problemen. Terugval is mogelijk op de manager. Je bent
    analytisch, communicatief vaardig en servicegericht. Het beantwoorden van inhoudelijke vragen, het maken van afspraken en het bewaken van termijnen vraagt tact, kunnen luisteren, standvastigheid en een dienstverlenende houding. Ook kun je (digitale) correspondentie opstellen, overzichten maken en informatie verstrekken aan managers en medewerkers.

Over de werkgever

Onze opdrachtgever is actief in de ouderen-zorgsector in Tilburg. Er zijn meerdere locaties
Het kantoor waar je komt te werken is goed bereikbaar met de auto vanuit Breda, Waalwijk en Den-Bosch.