• 'S-Gravenhage
  • HBO
  • 2700,- p/m
  • 36 uur
  • Tijdelijk
  • 6 dagen geleden
Solliciteer direct

Secretaris

Over de functie

Ben jij een ervaren secretaris die een dynamische werkomgeving gewend is en kennis heeft van informatievoorziening en ICT? Zoek dan niet verder!

Jij ondersteunt als secretaris de relevante voorzitters en ketenpartners, waarbij je als spin in het web fungeert. Je houdt je bezig met notuleren, samenwerkingsprocessen organiseren, zelfstandig stukken voorbereiden en het opvolging geven aan afgesproken actiepunten. Het is jouw verantwoordelijkheid om verbanden te kunnen leggen tussen onderwerpen en de gestelde kwaliteitskringen te onderhouden.

Wat zijn deze kwaliteitskringen?
De kwaliteitskringen zijn verantwoordelijk voor het inhoudelijk beheer van de procesprotocollen. Medewerkers in het primair proces kunnen een wijzigingsvoorstel bij de kwaliteitskringen indienen. De kringen onderzoeken wat de waarde is van het voorstel voor de DT&V en wat de impact is

  • p de werkprocessen. Als een kring op basis hiervan tot de conclusies komt dat een aanpassing noodzakelijk is, stellen ze vast welke prioriteit de aanpassing heeft en wordt deze ingevoerd.

De volgende taken en verantwoordelijkheden worden onderkend:

  • Het beantwoorden van vragen via de mail of post
  • Het efficiënt laten verlopen van processen
  • Je stelt agenda’s op voor vergaderingen
  • Het maken van notulen tijdens vergaderingen
  • Het ondersteunen van de voorzitter
  • Het plannen van vergaderingen
  • Optreden als inhoudelijk aanspreekpunt
  • Het toezien op regelgeving, zorgen voor correcte toepassing van de wettelijke voorschriften, procedures en termijnen
  • Het uitwerken van vergaderingen
  • Het waken over agendapunten, vervolgpunten, wijzigingsvoorstellen en actielijsten
  • Ervoor zorgen dat alle benodigde input op tafel komt.
  • Je ondersteunt onder meer door relevante ontwikkelingen waar te nemen en hierover op tijd te communiceren met de belanghebbenden. Je bent het aanspreekpunt, te allen tijde bewaak je de kwaliteit en voortgang van in behandeling zijnde onderwerpen en wijzigingsvoorstellen, signaleer je knelpunten en initieer je kwaliteitsverbeteringen.

Wat bieden wij jou?

  • Een leuke baan met een opdracht tot het einde van dit jaar en mogelijk verlenging
  • Een tijdelijk dienstverband van gemiddeld 36 uur per week (fulltime)
  • Een salaris in schaal .. van het Rijk.

Wat vragen wij?

Jij bent of hebt:

  • Een afgeronde HBO
  • Kennis van projectmatig denken en werken
  • Bereid om een VOG-aanvraag te doorlopen
  • Uitstekende Nederlandse mondelinge en schriftelijke vaardigheden
  • Flexibel en dynamisch

Verder is het een pré als je:

  • Kennis hebt van relevante regelgeving, richtlijnen en procedures
  • Ervaring hebt met tools als Word, PowerPoint, Excel
  • Ervaring hebt met plannen en organiseren.
  • Affiniteit hebt met informatievoorziening en ICT (systemen).

Over de werkgever

De DT&V is een taakorganisatie van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. De Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V) regisseert het vertrek van
vreemdelingen die geen recht hebben op verblijf in Nederland. Als uitvoerder van het terugkeerbeleid van de regering is het hun uitdaging om zorg te dragen voor een zorgvuldig, waardig en tijdig vertrek, zodat vreemdelingen rechtmatig en respectvol kunnen terugkeren naar hun land van herkomst.

Jij bent onderdeel van team West, met als standplaats Den Haag.