• Zeist
  • HBO
  • 3500,- p/m
  • 40 uur
  • Vast
  • 2 maanden geleden
Solliciteer direct

Personal Assistent

Over de functie

Je bent als officemanager het visitekaartje van het bedrijf. Je bent daarnaast verantwoordelijk voor organisatorische en secretariële zaken bij ons op kantoor in Zeist. Je bent de schakel tussen de CEO / directie en de backoffice en consultants. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt binnen de organisatie. Je fungeert als rechterhand van de CEO en directeur international business development.

Je verricht administratieve en organisatorische werkzaamheden om de zaken op kantoor efficiënt en soepel te laten verlopen. Over het algemeen zien de taken er ongeveer als volgt uit:

  • Visitekaartje van het bedrijf;
     Vragen en doorvragen naar behoeften van klanten en partners
     Alert op kansen en mogelijkheden
     Ontvangen van bezoekers
  • Administratieve werkzaamheden
  • Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, mail, post)
  • Beheren van de agenda van de CEO en inzicht in overige agenda’s
  • Plannen en organiseren (inter)nationale zakelijke reisarrangementen
  • Bieden van facilitaire ondersteuning (o.a. beheren/inkoop voorraad en bijhouden magazijn en verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor)
  • Het ont-zorgen van de consultants met de voorbereidingen van hun (externe) afspraken
  • Verantwoordelijk voor het digitaal archiveren
  • Uitwerken van offertes
  • Fungeren als aanspreekpunt, zowel intern als extern
  • Beheren van documentatie, het archief en contracten
  • Verwerken van personeelsmutaties
  • Ondersteuning marketingwerkzaamheden (o.a. organiseren van events en opleidingen)
  • Efficiëntie bewaken en/ of verbeteren van bovenstaande

Wat bieden wij jou?

Een leuke vaste baan direct in dienst bij de opdrachtgever. Het betreft een functie voor 32-40 uur in de week. Een salarisindicatie tussen de € 3000,- en € 3900,- obv een fulltime werkweek.

Wat vragen wij?

Je bent een ervaren dame die zonder moeite schakelt tussen bovenstaande werkzaamheden. Je houdt ervan te ontzorgen en met jouw vooruitziende blik stel jij de juiste prioriteiten en zorg je dat alles gestructureerd en soepel verloopt. Hiernaast sta jij stevig in je schoenen en schroom jij niet collega’s aan te spreken als er een deadline verloopt. Verder beschik je over:

  • Hbo werk- en denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding
  • Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie
  • Een open werkhouding met goede communicatieve vaardigheden.

Over de werkgever

Het betreft een leuke en moderne organisatie in de omgeving van Zeist. De organisatie ontwikkelt softwareproducten gericht op organisatieontwikkeling, teamontwikkeling en individueel leiderschap. Er werken in totaal 18 collega’s in Zeist, maar wereldwijd werken er 4000 mensen voor de organisatie. Er heerst een fijne informele werksfeer. Het verloop binnen de organisatie is laag, als je ergens niet uitkomt helpen jouw collega’s je graag.