• Middelburg
  • MBO
  • 2496,- p/m
  • 32 uur
  • Tijdelijk
  • 8 dagen geleden
Solliciteer direct

Parttime secretaresse Statengriffie

Over de functie

Als parttime secretaresse bij de Statengriffie heb je een grote diversiteit in de taken die je gaat uitvoeren.
Je bent de administratieve steunpilaar voor de griffie.
Je monitort de logistieke procesgang van Provinciale Staten en commissies, je ondersteunt en faciliteert vergaderingen en statenactiviteiten en denkt mee om dit goed te laten verlopen.
Alle randvoorwaarden die daarbij komen kijken borg je.
Daarnaast heb je een concrete rol bij de acties voor de ontwikkelopgave. Acties zijn onder meer het toepassen van moderne werkvormen en middelen en het op orde houden van een integrale digitale informatieontsluiting en archivering van de besluitvormingsprocessen en procedures in de verschillende digitale systemen conform de Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG) en de Archiefwet.

Wat bieden wij jou?

Een tijdelijke baan waarin jij als secretaresse bij de Statengriffie een verschil maakt voor de Provinciale Staten van Zeeland. Bij het uitvoeren van je taken doe je verdere ervaring op en verbreed je jouw kennis. Naast ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, bieden we je een inhuurcontract aan. Het betreft een tijdelijk dienstverband, parttime voor 24 tot 32 uur per week voor de periode 15 oktober ’22 – 15 juli ’23. Werkdagen zijn maandag, dinsdag en vrijdag bij 24 uur per week en
maandag, dinsdag, donderdag, vrijdag bij 32 uur per week.
Jouw standplaats is Middelburg.

Je kan rekenen op een brutosalaris tussen € 2.496,78 en € 3.545,12 (schaal 8) afhankelijk van jouw ervaring en kennis bij een fulltime contract van 36 uur.

Wat vragen wij?

Je beschikt bij voorkeur over een afgeronde secretariële opleiding op MBO of HBO niveau;
Je hebt ruime recente ervaring als secretaresse in een politiek bestuurlijke omgeving;
Je hebt een gastvrije attitude en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
Goede communicatieve, contactuele alsook schriftelijke vaardigheden zijn daarom noodzakelijk voor het uitvoeren van deze functie. Je hebt daarbij een gastvrije attitude om statenleden, gasten en klanten te woord te staan;
Je bent een administratieve duizendpoot die continu streeft naar verbetering;
Je bent vaardig in standaardisering en/of verbetering van de administratieve organisatie, administratieve werkwijzen, regels, richtlijnen, systemen en procedures ten behoeve van een goede dienstverlening;
Je beheerst de gangbare automatiseringstoepassingen voor kantoorgebruik en hebt voldoende vaardigheden in het toegankelijk maken en bijhouden van (digitale) archieven en werkdossiers (wij werken met o.a. iBabs, Adobe, Foxit phantom, Zaaksysteem).

Een dynamische omgeving vraagt flexibele inzet
· Flexibiliteit, servicegerichtheid, geen 9 tot 5 mentaliteit, assertiviteit, initiatief nemen, organisatietalent en nauwkeurigheid zijn andere belangrijke eigenschappen om deze functie succesvol te kunnen vervullen.
· Je werkdagen stem je af op de (vergader)kalender van Provinciale Staten. Vrijdag is vaste vergaderdag. Daarnaast ben je bereid om (waar nodig) ook in de avonduren te werken.

Over de werkgever

Het Statengriffie team bij de Provincie Zeeland bestaat uit de Statengriffier, vier statenadviseurs (waarvan twee tevens eerste respectievelijk tweede plaatsvervangend statengriffier), drie commissiegriffiers, een communicatiemedewerker en twee ondersteunend/secretarieel medewerkers. Het team adviseert en ondersteunt Provinciale Staten bij hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid en de verbinding met de samenleving.
Als Statengriffie werken we momenteel aan een doorontwikkeling van onze twee kerntaken: strategische advisering en dienstverlening. Het gaat onder meer om een integrale ontsluiting van informatie, beheer en archivering van de besluitvormingsprocessen en procedures en de toepassing van regelingen voor politieke ambtsdragers in digitale applicaties. Daarin willen we de basis op orde hebben en onze werkwijzen aanpassen.

De Statengriffie bij de Provincie Zeeland heeft een belangrijke rol in het reilen en zeilen rondom Provinciale Staten. Zo bereiden wij alle commissie- en Statenvergaderingen voor. Ook geven we (strategisch) advies op verschillende terreinen en organiseren we werkbezoeken, informatiebijeenkomsten en andere activiteiten. Werken voor de Provincie Zeeland is uitdagend en dynamisch voor zowel bestuur als de organisatie die zeer betrokken zijn bij de brede en ambitieuze strategische agenda.