• Amersfoort
  • HBO
  • 3200,- p/m
  • 31 uur
  • Tijdelijk met uitzicht op vast
  • 1 maand geleden
Solliciteer direct

Parttime Officemanager

Over de functie

Als Parttime Officemanager ben je verantwoordelijk voor de financiën, projectadministratie, personeelsadministratie, Academie-administratie, ICT en facilitaire diensten.

Je taken in samenwerking met een collega officemanager bestaan uit:

Academy/trainingen: De taken en communicatie omtrent het organiseren van onze Academy.
Projectadministratie: Het verwerken van de mutaties en het aanlever proces wat verwerkt moet worden in de projectadministraties, zorgen dat de projectadministratie optimaal inzicht geeft in de tijdsbesteding en leveringen van consultants en informatie levert voor de facturatie.

Personeelsadministratie: Op de hoogte blijven van in- en uitdiensttredingen en andere wijzigingen
Doorvoeren van mutaties in alle betrokken systemen/administraties (o.a. salaris, verzuim, vakantie, pensioen, leaseauto's.

Facturen: In beeld houden van de door klanten aangegane verplichtingen
Zorgen voor oplossing van eventuele verschillen van inzicht met klanten
Zorgen voor opmaken, verzenden en incasseren van facturen

Crediteurenadministratie :Verwerken van inkomende facturen en declaraties

ICT-voorzieningen: Bijhouden van de behoefte aan ICT-voorzieningen
Organiseren van invulling daarvan via diverse geselecteerde leveranciers en fungeren als aanspreekpunt voor gebruikers en leveranciers

Rapportages: Helder krijgen van de vraag
Verzamelen en structureren van gegevens
Leveren van bijdrage aan periode-/jaarafsluitingen en verzorgen van andere rapportages

Management-en office-ondersteuning: Afstemmen van gewenste bereikbaarheid, uitstraling en managementondersteuning
Zorgen voor de algemene bereikbaarheid via email en telefoon en interne faciliteiten zoals vergaderruimtes en office & food supplies en organisatie van interne en externe bijeenkomsten
Zorgen voor de doelmatigheid van interne/facilitaire/management- ondersteuning

Bijdrage aan verbeteringen: Signaleren van mogelijke verbeteringen op organisatorisch en financieel gebied
Bespreken en (mede) uitwerken ervan
In overleg realiseren en implementeren van verbeteringen

Wat bieden wij jou?

Een tijdelijk contract voor 4 maanden met de mogelijkheid tot een vaste werkomgeving binnen een kritisch en creatief jonge start up die op dit moment volop in beweging staat.
Een organisatie waar je jezelf kunt zijn en je ambities worden gehoord.
Een werklocatie die af zal wisselen tussen Zeist en Amersfoort.
Een bonus regeling
26 vakantie dagen

Wat vragen wij?

  • Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een professionele omgeving
  • Kennis van bedrijfsvoering/bedrijfsadministratie op HBO-niveau
  • Kennis van facilitair management en bedrijfsautomatisering (ERP)
  • Kennis van de bedrijfsprocessen en projectmethoden van de onderneming
  • Sociale vaardigheid voor de communicatie met klanten en met management en medewerkers
  • Uitdrukkingsvaardigheid voor het formuleren van rapportages en (email)correspondentie met klanten

Competenties

  • Hands -on
  • Communicatief vaardig
  • Pro-actief en zelfstandig
  • Ontzorgen en organisatie sensitiviteit
  • Flexibel

Over de werkgever

Onze organisatie bestaat uit frisse ondernemende en creatieve werknemers met een kritische blik!
Wij zijn experts op het gebied van architectuur, procesmanagement, datamanagement en verandermanagement. Onze jarenlange ervaring binnen deze expertisegebieden zetten we graag in om organisaties te helpen veranderen. Onze kennis delen we graag en we dragen dan ook actief bij aan het verder ontwikkelen van deze vakgebieden..

Betrokkenheid
In het uitvoeren van onze opdrachten zijn wij betrokken bij onze klanten. Wij zien hen dan ook als partners. Wij doen ons werk nooit alleen, maar altijd samen met de opdrachtgever. We gaan voor een langdurige relatie en investeren hierin. Geven gevraagd en ongevraagd advies. En vragen om feedback. Om elkaar te versterken. En hierdoor samen succesvol te zijn.

Executiekracht
We zorgen dat onze resultaten niet alleen impact hebben, maar ook duurzaam en dus blijvend zijn. Onze acties zijn daarom in lijn met de strategie van de organisatie en we werken samen met medewerkers op de werkvloer om het resultaat te bereiken. We werken snel toe naar merkbare en meetbare verbeteringen om de gewenste verandering te stimuleren.