• Almere
  • HBO
  • 3200,- p/m
  • 36 uur
  • Tijdelijk met uitzicht op vast
  • 17 dagen geleden
Solliciteer direct

Office Manager

Over de functie

Als Officemanager ben jij de rots in de branding voor het secretariaat met als specifiek aandachtsgebied het ondersteunen en ontzorgen van de stafhoofden en de programmadirectie. Wij zijn op zoek naar iemand met hbo denk- en werkwijze en aantoonbare ervaring met het aansturen van een secretariaat. In deze rol ben je ook verantwoordelijk het coördineren van de ondersteunende werkzaamheden voor de 5 stafhoofden en enkele programmadirecteuren. Het is dus belangrijk dat jij flexibel bent, snel kan schakelen, structuur in de werkprocessen aan kan brengen en prioriteiten kan stellen.
Daarnaast werk je mee met het landelijk secretariaat, met o.a. de volgende werkzaamheden:

  • Complex agendabeheer, proactief secretarieel ondersteunen van stafhoofden en programmadirecteuren;
  • Beheer en verwerking algemene mailbox landelijk secretariaat;
  • Verzorgen en afhandelen van (mail-)correspondentie voor stafhoofden;
  • Coördineren en beheren van in- en uitgaande (hard copy) correspondentie;
  • In samenwerking met directe collega’s organiseren en op aanvraag notuleren van vergaderingen;
  • Interne en externe bijeenkomsten organiseren;
  • Ondersteuning in de facilitaire kant van (grote) evenementen en bijeenkomsten;
  • Opstellen van presentaties;
  • Verwerken van binnenkomende informatiestromen;
  • Eerste aanspreekpunt voor stafhoofden en programmadirecteuren;
  • Extra ondersteuningsverzoeken beoordelen, acties uitzetten en uitbesteden aan collega’s;
  • Afstemmen van en informeren over stand van zaken lopende projecten, en ook het onder de aandacht brengen van aandachtspunten en bijzonderheden bij stafhoofden en programmadirectie.

Wat bieden wij jou?

  • Een organisatie die ertoe doet in deze samenleving. Het is werk dat zowel professioneel als persoonlijk voldoening geeft;
  • Het betreft een functie voor 32-36 uur per week;
  • Salarisindicatie voor deze functie tussen de € 2.763, - en max. € 3.864, - bruto per maand obv 36 uur;
  • Een tijdelijk contract via Secretary Plus voor de duur van ongeveer 9 maanden. Bij goed functioneren zal er na die tijd een contract worden aangeboden vanuit de opdrachtgever.

Wat vragen wij?

In deze functie heb je een vertrouwenspositie en ben je als eerste aanspreekpunt in staat om het overzicht te bewaren, structuur aan te brengen, prioriteiten te stellen en een oplossingsgerichte denkwijze te hanteren. Daarnaast ben je flexibel en beslissingsvaardig, met de volgende capaciteiten:

  • Hbo+ werk- en denkniveau (bij voorkeur Administratief/ Secretarieel);
  • Meerjarige relevante werkervaring als Officemanager, Directiesecretaresse, of een soortgelijke functie;
  • Kennis van de procedurele en administratieve organisatie van een divers secretariaat en ruime ervaring in complex agendabeheer;
  • Affiniteit met IT;
  • Brede kennis van Office 365;
  • Een talent voor plannen, organiseren, overzicht houden en het stellen van prioriteiten;
  • Klantgerichtheid en uitstekende communicatieve vaardigheden;
  • Je bent representatief en proactief, tactvol en hebt een goed gevoel voor verhoudingen
  • Je bent zorgvuldig en gewend met vertrouwelijke informatie om te gaan.

Over de werkgever

Onze opdrachtgever is actief in de maatschappelijke dienstverlening. Het kantoor is gevestigd in Almere en is goed bereikbaar met de auto en het ov vanuit Amsterdam, Utrecht en Amersfoort.