• Utrecht
  • MBO
  • 2450,- p/m
  • 24 uur
  • Tijdelijk
  • 8 dagen geleden
Solliciteer direct

Management ondersteuning opgavemanager Gemeente

Over de functie

Werkzaamheden
Voor de ondersteuning van één van onze opgavemanagers zoeken we een (management)assistente.

Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële, ondersteunende en administratieve taken. Je werkt hierbij nauw samen met een ervaren collega (project) assistent

  • Je beheert de agenda van de opgavemanager. ;
  • Je organiseert bijeenkomsten. ;
  • Je beheert de mailbox van de Programmamanager en handelt verzoeken waar mogelijk zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox. Stukken t.b.v. overleggen worden proactief toegevoegd in i-Babs, ons systeem voor vergaderstukken
  • Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.
  • Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid

Uiteraard ben je doortastend en proactief en ben je 4 dagen inzet- & beschikbaar voor ons team

Wat bieden wij jou?

Periode: zo snel mogelijk voor 6 maanden, met optie tot verlenging
Schaal 7: Euro 2100 – 3100 afhankelijk van ervaring en kennis schalen wij je in
Een OV-vergoedingsregeling (Vraag naar de voorwaarden)

Belasting: 12 uur per week (gecombineerd met ondersteuning voor andere projecten is het een functie van 20-24upw verdeeld over 4 dagen)

Wat vragen wij?

Gevraagde competenties

  • Je bent professioneel, proactief, mondig en nauwkeurig.
  • Je hebt een zelfstandige en krachtige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Je bent assertief, klantgericht en communicatief zeer vaardig. Je durft op een prettige manier feedback te geven en staat open om dit ook te ontvangen.
  • Je bent in staat kennis van de processen binnen Ruimte snel eigen te maken en je weet wat er speelt.
  • Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen, zoals Digiplaza, AllBidigit, iBABS en het Zaaksysteem.

Je hebt een afgeronde MBO-4 secretarieële achtergrond en recente werkervaring in een vergelijkbare functie opgedaan

Werkdagen

  • Liefst minimaal 4 dagen per week beschikbaar zijn (gedeeltelijk vanuit huis werken is een mogelijkheid)
    Betreft een parttime baan voor 20-24 uur per week (verdeeld over 4 dagen) en een baan voor de duur van een half jaar met kans op verlenging

Omdat wij graag snel willen starten ben je op hele korte termijn beschikbaar

Over de werkgever

Gemeente Utrecht

Domein Ruimte