• 'S-Gravenhage
  • MBO
  • 2327,- p/m
  • 24 uur
  • Tijdelijk
  • 14 dagen geleden
Solliciteer direct

Management ondersteuner A COA Parttime

Over de functie

Voor het COA (Centraal orgaan opvang voor Asielzoekers) zijn wij op zoek naar een Management ondersteuner A. Als management ondersteuner bij het COA ben je verantwoordelijk voor het netjes laten verlopen van agendabeheer, en voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van actielijsten. Je bent dé ondersteunende factor binnen een afdeling en aanspreekpunt voor de managers. Klintk dit interessant? Ben jij afgestudeerd op MBO 4 niveau en per direkt beschikbaar? Reageer dan snel

Kort samengevat ben je verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

  • Jij beheert de agenda. 
  • Jij bereidt vergaderingen voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch. 
  • Jij bewaakt de procedurele uitvoering van de besluiten; anticipeert en signaleert naar de leidinggevende. 
  • Jij verzamelt en verwerkt diverse gegevens en vraagt informatie op bij in- en externe instanties ter voorbereiding op overleg en besluitvorming.
  • Jij selecteert in- en externe post, verzorgt aanvullende informatie en legt deze voor ter afhandeling. 
  • Jij behandelt binnenkomend telefoonverkeer en handelt gesprekken zo mogelijk zelf af. 
  • Jij handelt routinematige kwesties zelfstandig af. 
  • Jij notuleert vergaderingen en verspreidt deze onder belanghebbenden. 
  • Jij fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak. 
  • Jij verzorgt de correspondentie van de manager. 
  • Jij verricht ondersteunende werkzaamheden op het gebied van representatie, organisatie en administratie. 
  • Jij verzorgt de planning/roostering en doet hier aanpassingen in omtrent verlof, ziekte en ort. 
  • Jij doet de opgave voor het volgen van interne opleidingen. 
  • Jij controleert specifieke facturen, vraagt hierbij creditnota’s op en geeft opdracht tot het verwerken van facturen. 
  • Jij bent verantwoordelijk voor kas en kluisbeheer. 
  • Jij beheert het archief.

Wat bieden wij jou?

  • Salaris conform CAO schaal 4 van het COA;
  • Een parttime opdracht (24 uur per week) van 31-08-20 voor 6 maanden met kans op verlenging (tijdelijk dienstverband);

Wat vragen wij?

MBO diploma, op het gebied van management assistent, MBO secretarieel en/of Schoevers 
Praktische en toepassingsgerichte kennis van regels en afspraken op het betreffende aandachtsgebied; 
Kennis van de taak, organisatie en de werkwijze van COA en de werkwijze van de eigen afdeling; 
Kennis van archiefstructuren en een efficiënt gebruik daarvan; 
Goede bedieningsvaardigheid voor kantoorapparatuur.

Over de werkgever

Werken bij het COA
Ben jij iemand die de verantwoordelijkheid neemt? Een aanpakker die resultaten het liefst samen met anderen behaalt? Dan is werken bij het COA wat voor jou. Kom werken in een omgeving waar je een directe bijdrage levert aan de maatschappij. Bekijk onze vacatures en laat zien wat je kunt!

Draag je steentje bij
Iedere dag staan we op onze locaties in heel Nederland klaar voor bewoners. Onze medewerkers zetten zich elke dag in om het verschil te maken. Wat je rol ook is, bij het COA ben je onmisbaar. Je werkt samen met zeer betrokken en gedreven collega’s en dat zorgt voor een prettige werksfeer.

Het kantoor is bereikbaar vanuit Rotterdam. Den Haag, Leiden, Zoetermeer en Delft.