• 'S-Gravenhage
  • MBO 3/4
  • 2209,- p/m
  • 36 uur
  • Tijdelijk
  • 21 dagen geleden
Solliciteer direct

Management ondersteuner

Over de functie

Voor het ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een enthousiaste Management Ondersteuner.
Heb jij 2 jaar (of meer) ervaring binnen een ministerie als Managementondersteuner en ben je op zoek naar de volgende stap in jouw carriére?
Heb je daarnaast een afgeronde MBO 4 diploma? Dan zoek ik jou!

Jouw werkzaamheden zijn heel erg divers. Zo houd je een complexe agenda bij en maak je afspraken. Je plant en organiseert bijeenkomsten en vergaderingen en controleert of alles in orde is met de catering en de zaalruimte. Je opent en verdeelt e-mail van meerdere mailboxen en handelt zelfstandig vragen af, ofje bent in staat deze vragen door te geleiden naar de juiste persoon binnen de directie of daarbuiten. Je onderhoudt (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen, ontvangt bezoekers en ondersteunt bij de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen (zoals het MT). Je bent het eerste aanspreekpunt (vraagbaak) voor interne medewerkers en externe instanties en verzorgt, beheert en archiveert correspondentie, memo's, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten of handgeschreven exemplaren.
Je ondersteunt en bewaakt het vlotte verloop van een aantal interne bedrijfsvoering processen, zoals de financiële bewaking, de voorbereiding van het MT, werving & selectie, inkoop en HR-gesprekken. Je helpt bij het bewaken van acties voor de ontwikkeling en organisatie van de directie en bij het goed opzetten en beheren van de informatiehuishouding op de gezamenlijke schijf en in DigiJust. Ook beheer je een deel van de werkprocessen en kerndocumenten en neem je een rol in het zorg dragen voor goed communicatiemateriaal van de directie. Je helpt mee trainingen te organiseren en ondersteunt bij het opzetten van een helpdesk. Tot slot begeleid je de stukkenstroom en ondertekening van diverse documenten door de afdeling.

Wat bieden wij jou?

  • Een werkweek van 36 uur (fulltime) binnen een uitdagende werkomgeving;
  • Een bruto uurloon tussen €14,16 - €18,40 (inschaling op basis van werkervaring);
  • Een tijdelijk dienstverband van 6 maanden o.b.v. detacheren met kans op verlenging;
  • De Rijksoverheid hanteert de volgende reiskostenvergoeding: €0,06 cent per kilometer (geen parkeerkosten), €0,19 cent met de fiets en 100% OV-kosten;
  • Werken via een toonaangevende uitzendonderneming met unieke vacatures die gespecialiseerd is binnen de overheid;
  • Werken binnen een organisatie die bijdraagt aan de samenleving voor Nederland;
  • Persoonlijke begeleiding door ervaren en enthousiaste Recruiters & HR-medewerkers;
  • Een opbouw van vakantiedagen naar rato;
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij gratis online trainingen aan via Good Habitz;
  • Voor deze opdrachtgever is het aanvragen van een VOG noodzakelijk (deze verzorgen wij voor jou);
  • De deadline voor deze vacature is 13-09-20 00.00. Na deze datum word jouw sollicitatie niet meer in behandeling genomen.

Wat vragen wij?

  • Je hebt een MBO 4 opleiding op secretarieel gebied afgerond of vergelijkbaar;
  • Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als managementondersteuner;
  • Je hebt ruime ervaring met het MS Office pakket (Word, Outlook, Excel)
  • Je hebt bij voorkeur ervaring met de systemen die J&V gebruikt (Digi just en andere systemen)

Competenties:

  • Servicegericht
  • Snel kunnen schakelen
  • Organisatorisch vermogen
  • Stressbestendig

Over de werkgever

Een samenleving waarin iedereen veilig is. Waar je rechten worden gerespecteerd en beschermd – los van je opvattingen of levensstijl. Een samenleving waar we meningsverschillen en ruzies op een rechtvaardige en daadkrachtige manier oplossen. Waar we mensen die de wet overtreden opsporen, vervolgen, berechten en bestraffen volgens duidelijke regels. Een samenleving waar je je als slachtoffer beschermd voelt, en waar je goede opvang en begeleiding krijgt. Waar ook anderen bescherming kunnen vinden wanneer die in hun land van herkomst ontbreekt. Voor die samenleving maken wij als ministerie van Justitie en Veiligheid ons iedere dag sterk.

Het kantoor bevind zich op de Turfmarkt in Den Haag, welke goed te bereiken is vanuit bijv. Rotterdam. Leiden, Delft en omstreken.