• Utrecht
  • MBO 3/4
  • 2531,- p/m
  • 36 uur
  • Tijdelijk
  • 11 dagen geleden
Solliciteer direct

Management Assistent Overheid

Over de functie

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken die vragen om een strakke planning voor diverse afspraken.

Werken als managementondersteuner betekent; zorgen dat de managers voldoende worden ontzorgd om een team goed te kunnen begeleiden.
Heb jij ervaring als management ondersteuner en op zoek naar een nieuwe uitdaging? lees dan snel verder!

Wat ga je doen?
“Een talentvolle managementondersteuner is van onschatbare waarde voor een MT, is iemand die ontzorgt, actief zaken regelt en gedaan krijgt.
In deze functie verricht je organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het managementteam, het MT lid A&B en jouw collega’s.”

Als ondersteuning van het Managementteam organiseer je bijeenkomsten en vergaderingen (van verzending uitnodigingen, agendabeheer, notuleren, reservering vergaderruimte, tot facilitaire voorzieningen e.d.), completeert en archiveert vergaderstukken. Je treedt op als aanspreekpunt voor genodigden ten aanzien van secretarieel-organisatorische en administratieve zaken. Daarnaast beheer jij de agenda’s en verstrek je informatie aan in- en externe partijen over de bereikbaarheid en beschikbaarheid, maakt afspraken en schat hierbij prioriteiten en urgentie in.

Als teamlid van het secretariaat ben je verantwoordelijk voor de ingekomen mail, schat hierbij belangen urgentie van deze correspondentie in en zorgt voor een tijdige doorgeleiding van stukken. Je verricht in voorkomende gevallen administratie en plant ondersteuningswerkzaamheden binnen de teams. Daarnaast maak je nieuwsbrieven en deel je informatie-items met alle medewerkers van Utrecht.

Locatie Utrecht is een organisatie in opbouw. Het MT A&B Utrecht bestaat uit managers onder leiding van 1 tactisch manager. Als managementondersteuner ben je werkzaam voor alle 5 managers.
Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en je beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijke informatie en gegevens. Daarnaast ben je een kei in het opstellen van makkelijk leesbare mails.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

  • Het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen;
  • Optreden aanspreekpunt voor van secretarieel-organisatorische en administratieve zaken;
  • Het beheren van agenda’s en het verstrekken van informatie;
  • Opstellen van nieuwsbrieven.

Het ene moment notuleer je, het volgende moment plan je diverse afspraken.
Dan vraagt iemand of je vergaderzalen boekt of krijg je het verzoek de planning toch weer om te gooien.
Het management en andere collega’s ondersteunen: daar zit de uitdaging!

Je houdt overzicht en ben je zorgvuldig in het verwerken van gegevens.
Je vindt het een uitdaging om nieuwe medewerkers in te werken en te begeleiden.
Je bent in staat om zeer goed onder druk te presteren en het werken met deadlines zijn voor jou geen probleem. Naast het zelfstandig uitvoeren van jouw werkzaamheden ben jij iemand die graag andere collega’s helpt en net dat stapje extra zet. Uiteraard beschik je over goede communicatie en schriftelijke vaardigheden

Waar het gaat om de personeelsadministratie, zorg je er samen met je collega"s voor dat het overzicht van medewerkers in Excel up-to-date is.
Dat betekent:

  • In- en uitstroom medewerkers bijhouden
  • Beschikbaarheidsgegevens van de medewerkers bijhouden voor het maken van roosters en planningen;
  • Aanvragen autorisaties, gegevens van SIMS, ICT account, etc;
  • Bijhouden vrije dagen, vakanties, t.b.v. rooster, etc;
  • Lijsten opstellen met emailadressen, telefoongegevens, etc.

Wat bieden wij jou?

  • Bruto maand salaris tussen €2.278,00 en €2.480,00 o.b.v. 36 uur;
  • Een fulltime functie voor 36 per week;
  • Reiskostenvergoeding 100% van gemaakte kosten wanneer je reist met het openbaar vervoer;
  • Werken bij een maatschappelijk betrokken en toonaangevende opdrachtgever;
  • Tijdelijke opdracht van 6 maanden met kans op verlenging;
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden biedt Start People je talloze, gratis, online trainingen via GoodHabitz.

Wat vragen wij?

Je zorgt ervoor dat taken volgens afspraak worden afgehandeld en je beschikt over een probleemoplossend en organiserend vermogen.
Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband functioneren.
Je werkt accuraat en je beschikt over een flexibele en service verlenende instelling.
Omdat de werkzaamheden een ad hoc karakter kunnen hebben, is het van belang dat je snel kunt schakelen.

  • Je hebt aantoonbaar MBO-4 werk- en denkniveau;
  • Je hebt ervaring in soortgelijke functie:
  • Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
  • Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex, Citrix) en kunt
    jezelf goed redden met digitale middelen.

Over de werkgever

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) voert landelijk het vreemdelingenbeleid in Nederland uit.
De IND beoordeelt alle verblijfsaanvragen van mensen die in Nederland willen wonen of die graag Nederlander willen worden. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en die daarom hier asiel aanvragen.