• Utrecht
  • HBO
  • 2411,- p/m
  • 28 uur
  • Tijdelijk
  • 8 dagen geleden
Solliciteer direct

Management Assistent Gemeente

Over de functie

Je komt te werken bij de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling. De afdeling ontwikkelt samen met inwoners en maatschappelijke organisaties het beleid voor het sociaal domein en is vaak opdrachtgever voor de uitvoering maar ook ondersteuner, partner of aanjager. Bij Maatschappelijke Ontwikkeling bieden we je een inspirerende, collegiale werkomgeving. Zorg, jeugdzorg, onderwijs, sport en samenleving zijn de onderwerpen waaraan wij werken. Wij willen een open, lerende organisatie zijn, die zich laat motiveren door wat de stad en haar bewoners nodig hebben. Wij denken in mogelijkheden en kansen, niet (op voorhand) in problemen. Als beleidsadviseur werk je aan grote (strategische) opgaven in het sociaal domein en zorg je voor verbinding en samenhang in het werk met partners en collega beleidsadviseurs.

Team Utrecht voor Iedereen!

Je gaat aan de slag voor het nieuwe team Utrecht voor Iedereen. Je gaat samen werken met collega’s die zich inzetten voor opgaven op het gebied van Asiel, Inburgering en Inclusieve Samenleving. Wij zijn nog maar net gestart: dat maakt dat we samen aan het bouwen zijn aan een nieuw, professioneel team. Wij hebben daar samen veel zin in en ervaren veel positieve energie. Wij vinden het leuk als je jouw kennis en ervaring in wil brengen.

Dit is je werk
Het Officemanagement, onderdeel van het Subsidiebureau binnen Maatschappelijke Ontwikkeling, is op zoek naar een collegiale duizendpoot, een collega waar het Officemanagement op kan bouwen en zich niet laat afschrikken door de onderstaande werkzaamheden én werkzaamheden welke niet genoemd worden maar waar toch ad hoc om verzocht kan worden.

Concreet houdt dit in dat jij o.a.:

  • Proactief de mailbox en agenda van de manager beheert;
  • Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging;
  • Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen;
  • Je pakt HRM-ondersteunende taken op voor de afdeling. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
  • Je beheert de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox, zodat het werk gemakkelijk overgenomen kan worden;
  • Je zorgt ervoor dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
  • Administratieve zaken zoals o.a. het aanmaken van een verplichting en een zaaknummer aanmaken in het zaaksysteem.

Wat bieden wij jou?

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer en een inhoudelijk interessante baan in één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten. Onderstaand vind je ons aanbod

  • Een parttime baan voor 28 uur per week
  • Tijdelijk werk (3-6 maanden)
  • Een functie ingeschaald in schaal 7 conform cao
  • Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en diverse cursussen en trainingen

In verband met de Corona/Covid-19 maatregelen hebben wij onze sollicitatieprocedures aangepast. We maken zoveel mogelijk gebruik van video bellen voor de sollicitatiegesprekken. Op die manier kunnen we jouw sollicitatie zo goed mogelijk door laten gaan. Als je uitgenodigd wordt voor een gesprek nemen we contact met je op en bespreken we hoe het videogesprek in zijn werk gaat.
De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!
I.v.m. de bezetting zijn de werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag (ochtend bij 28 uur) en donderdag.

Wat vragen wij?

Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig dit gecombineerd met een flinke dosis politieke sensitiviteit.

Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je herkent jezelf in onderstaand profiel:

  • Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op MBO plus. Daarnaast heb je ruime ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) bij voorkeur binnen de gemeente Utrecht;
  • Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (Outlook) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
  • Je hebt ervaring met het werken in teamverband;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Op zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega’s en klanten kunnen communiceren.
  • Goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden op zowel bestuurlijk-, management -en uitvoerend niveau.
  • Pro activiteit, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie.
  • Eigen initiatief en een actieve, op samenwerking gerichte opstelling worden gewaardeerd.
  • Je kunt snel schakelen en denkt mee.

Over de werkgever

Gemeente Utrecht
Afd. Maatschappelijke Ontwikkeling