• Utrecht
  • MBO 3/4
  • 3000,- p/m
  • 32 uur
  • Tijdelijk
  • 10 dagen geleden
Solliciteer direct

Management Assistant

Over de functie

In deze functie ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van het afdelingshoofd Consument. Zij moet er op kunnen vertrouwen dat ze optimaal ondersteund wordt in een hectische tijd en werkomgeving waarin veel van haar en het afdelings-MT gevraagd wordt. 60 uur afspraken zien te plannen in de agenda van de manager en toch ook ruimte voor haar reserveren om zaken voor te bereiden en uit te werken. Dus mede kunnen prioriteren. Rust kunnen brengen, en tegelijkertijd mee kunnen in de snelheid die nodig is.

Je houdt de agenda en inbox haarscherp in de gaten. Binnenkomende telefoontjes, e-mail en post handel je klantvriendelijk af. Vergaderstukken verzamel je en zo nodig maak je een dossier aan, zet je de stukken in iBabs en je zorgt voor goede archivering.
Daarnaast organiseer je (digitale) vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten en zorg je voor de juiste (online) vergaderlocatie. Voor diverse overleggen stel je de agenda op en zorgt dat de stukken tijdig beschikbaar zijn. Desgewenst notuleer je overleggen.

Verder verzorg je de uitnodigingen en administratieve processen wat betreft de werving en selectie binnen de organisatie. Voor de onboarding van nieuwe medewerkers bied je ondersteuning bij het aanvragen van ICT-middelen en e-mailaccounts. Ook registreer je ziek- en betermeldingen en regel je zo nu en dan een bloemetje voor een zieke collega of een cadeau voor een jubilaris. In jouw rol als managementondersteuner heb je regelmatig contact met je collega’s en neem je deel aan gezamenlijke bijeenkomsten.
Met jouw ervaring en expertise draag je bij aan het continu verbeteren van de ondersteunende en administratieve processen. In deze dynamische omgeving is het veelzijdige vak van managementondersteuner sterk in ontwikkeling. Daar word jij niet alleen enthousiast van, je wilt hierin ook voorop lopen en je collega’s erin meenemen en enthousiasmeren. Locatie is vooralsnog 100% thuis werken, mogelijk maximaal 2 dagen per week op kantoor in Utrecht na de zomervakantie.

Wat bieden wij jou?

Een tijdelijke opdracht voor 5 maanden, waarbij je een tijdelijk contract krijgt via Secretary Plus. Een uitdagende functie voor 32 uur (parttime) in een dynamische werkomgeving, met een marktconform salaris.

Wat vragen wij?

Jij hebt een hoog energie niveau, kunt snel schakelen en jij gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke stukken en gegevens.
Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de geleverde prestatie en streeft naar voortdurende verbetering van processen en resultaten;

Functie-eisen

  • Minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding;
  • 2 jaar werkervaring met het bieden van managementondersteuning;
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse in woord en geschrift;
  • Ervaring met notuleren;
  • In ieder geval vrijdag beschikbaar, andere dagen in overleg.

Wensen

  • Minimaal 2 jaar ervaring met het bieden van managementondersteuning vanuit posities waarin je je snel wegwijs moet maken binnen de nieuwe organisatie;
  • Een bovengemiddelde kennis van MS Office;
  • Een bovengemiddelde kennis van Ibabs;
  • Een bovengemiddelde kennis van Worldmeetings;
  • Een bovengemiddelde kennis van TEM.

Over de werkgever

Je komt te werken voor het Afdelingshoofd Consument in Utrecht. Het gaat om een grote organisatie die zich bezig houdt met duurzaam voedsel en een waardevolle natuur.