• 'S-Gravenhage
  • MBO 3/4
  • 2900,- p/m
  • 28 uur
  • Tijdelijk
  • 10 dagen geleden
Solliciteer direct

Management Assistant

Over de functie

Samen met je collega zorg je dat jullie onmisbaar zijn voor de managers. In de praktijk doe je dit in een duobaan waarbij jullie deels op dezelfde dagen werken, dus afstemming is essentieel.
Jullie zijn verantwoordelijk voor ondersteuning voor het MT, hoofd Directiestaf en meerdere tijdelijke programmaleiders.
Met jouw samenwerkingsvaardigheden krijg je hier extra energie van. Daarnaast is het soms nodig om ook elders binnen de organisatie extra te ondersteunen. Ook dit pak je er natuurlijk graag bij op als het nodig is. Je houdt immers van je vak en hebt in korte tijd uitstekende relaties ontwikkeld met je collega’s en het MT.

Nu vraag je je vast af, hoe ziet mijn takenpakket eruit? Ik neem je graag mee;

Je houdt de agenda’s en inboxen haarscherp in de gaten. Binnenkomende telefoontjes, e-mail en post handel je klantvriendelijk af. Vergaderstukken verzamel je en zo nodig maak je een dossier aan, zet je de stukken in iBabs en je zorgt voor goede archivering. Daarnaast organiseer je (digitale) vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten en zorg je voor de juiste vergaderlocatie.
Voor diverse overleggen stel je de agenda op, zorgt dat de stukken tijdig beschikbaar zijn en notuleer je desgewenst het overleg.

Met betrekking tot werving en selectie verzorg je de uitnodigingen en de administratieve processen. Bij het onboardingproces van nieuwe medewerkers bied je ondersteuning bij het aanvragen van ICT-middelen en e-mailaccounts. Ook registreer je ziek- en betermeldingen en regel je zo nu en dan een bloemetje voor een zieke collega of een cadeau voor een jubilaris.
Als een spin in het web onderhoud je een relatienetwerk. Je hebt regelmatig contact met de in- en externe contacten van het management. Je bewaakt – samen met de directiesecretaris – de acties van het management. Indien gewenst zet je ze vast uit.
Bovendien heb je regelmatig contact met je collega managementondersteuners en neemt deel aan gezamenlijke bijeenkomsten. Met jouw ervaring en expertise draag je bij aan het continue verbeteren van de ondersteunende en administratieve processen. In deze dynamische omgeving is het veelzijdige vak van Managementondersteuner sterk in ontwikkeling. Daar word jij niet alleen enthousiast van, je wilt hierin ook voorop lopen en je collega’s erin meenemen en enthousiasmeren. Locatie is vooralsnog 100% thuis werken, mogelijk maximaal 2 dagen per week op kantoor in Utrecht na de zomervakantie.

Wat bieden wij jou?

Een tijdelijke opdracht voor 5 maanden, waarbij je een tijdelijke overeenkomst krijgt via Secretary Plus. Een uitdagende functie in een dynamische werkomgeving, met een marktconform salaris.

Wat vragen wij?

Met jouw proactieve instelling werk je mee aan de continue optimalisering van onze werkprocessen en dienstverlening. Jij hebt een klantvriendelijke instelling, met een juiste balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. In jouw werk stel je hoge eisen aan kwaliteit van de geleverde prestatie en streeft naar voortdurende verbeteringen van processen en kwaliteit.
Daarnaast ben jij op per direct beschikbaar voor 28 uur (parttime) per week.
Functie-eisen:

  • Minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding;
  • 3 jaar werkervaring met het bieden van managementondersteuning;
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse in woord en geschrift;
  • Ervaring met notuleren;
  • In ieder geval vrijdag beschikbaar, andere dagen in overleg.

Wensen:

  • Minimaal 3 jaar ervaring met het bieden van managementondersteuning vanuit posities waarin je je snel wegwijs moet maken binnen de nieuwe organisatie.
  • Een bovengemiddelde kennis van MS Office;
  • Een bovengemiddelde kennis van Ibabs;
  • Een bovengemiddelde kennis van Worldmeetings;
  • Een bovengemiddelde kennis van TEM.

Over de werkgever

Het gaat om een grote organisatie die zich bezig houdt met duurzaam voedsel en een waardevolle natuur. Gevestigd in Utrecht.