• Amsterdam
  • MBO 3/4
  • 3750,- p/m
  • 32 uur
  • Vast
  • 15 dagen geleden
Solliciteer direct

Executive Assistant

Over de functie

Ben jij op zoek naar een functie in een informele organisatie waarbij je in een team komt te werken met veel werkplezier je met jouw ervaring een optimale bijdrage kan leveren? Lees dan verder!

Als Executive Assistant maak je deel uit van een klein maar enthousiast team van 35 personen. Het Management Team bestaat uit een Managing Director Benelux, Hoofd Assest Management en Finance Director. In jouw rol bied je administratieve ondersteuning op hoog niveau aan het Management Team en aan de organisatie. Jouw werkzaamheden voor deze opdrachtgever zien er als volgt uit:

  • Je beheert de agenda en inbox van Management team en stelt prioriteiten hierin;
  • Je boekt de vergaderzalen en verzorgd de lunches en diners;
  • Organiseren van (complexe) reizen (vervoer en verblijf) en waar nodig stel je de reisschema’s, reisdossiers en benodigdheden in lijn met het bedrijfsreisbeleid;
  • Nauwkeurig voorbereiden en notuleren van vertrouwelijke (globale) managementvergaderingen met discretie, het tijdig produceren van vervolgdocumentatie en je zorgt ervoor dat de lopende acties worden opgepakt en afgehandeld binnen de vastgestelde deadline;
  • Je verzorgt de correspondentie waarbij optimaal gebruik wordt gemaakt van de beschikbare software (Microsoft Office pakket);
  • Je assisteert bij het maken van PowerPoint presentaties en- rapporteren, het opmaken van grote document met strakke, soms korte, deadlines;
  • Je bent verantwoordelijk voor het beheer van kantooradministratie systeem;
  • Je onderhoudt contacten met een groot aantal senior teamleiders en management zowel binnen de organisatie als externe klanten en verzorgt de discrete afhandeling van alle zaken;
  • Je werkt samen met de Office Manager door ad-hoc Office Management taken te coördineren tijdens hun afwezigheid, evenals neem je de aansturing van de Office Manager op je bij het bereiken van de vastgestelde doelen.

Wat bieden wij jou?

  • Een tijdelijk contract van 32-40 uur met uitzicht op een vast dienstverband;
  • Een salaris tussen € 3750 en € 4000;
  • Een reiskostenvergoeding (vanaf 10 km) van 0,19 cent per kilometer;
  • Vrije pensioenregeling en een zorgverzekering vergoeding van € 100 bruto o.b.v. fulltime basis;
  • 26 vakantiedagen o.b.v. fulltime dienstverband;
  • Een goed verzorgde lunch waarbij je eigen bijdrage minimaal is.

Wat vragen wij?

Je bent een echte teamplayer en verbinder die de rol als moeder van dit bedrijf graag op zich neemt. Daarnaast ben je een vriendelijke en enthousiast teamlid die positieve relaties opbouwt met de medewerkers in de gehele organisatie. Verder heb je het volgende in huis:

  • Beschikt over minimaal een afgeronde secretariële opleiding op MBO+ niveau;
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Ervaring in de commerciële vastgoedsector en/-of financiële sector is een pré;
  • Je hebt een hoge mate van verantwoordelijkheid, je bent proactief en hebt het vermogen om vooruit te denken;
  • Ervaring met het verzorgen van vergaderingen en notuleren, inclusief het vermogen om rapporten en documenten duidelijk en beknopt op te stellen, te produceren en te verspreiden;
  • Je hebt kennis en ervaring met het Microsoft Office pakket.

Over de werkgever

Onze opdrachtgever is sinds december 2000 actief in de Benelux en managet een portefeuille ter grootte van circa € 877 miljoen, met 219 huurders. Zij opereren vanuit een solide basis met eigen teams in Amsterdam en Luxemburg, die zich sterk onderscheiden op het gebied van asset management, huurdersrelatie en herpositionering van vastgoed.

De 450 medewerkers van deze opdrachtgever managen 19 fondsen en mandaten met in totaal € 3,8 miljard aan vastgoedobjecten en geïnvesteerd vermogen in Europa. Het betreft circa 150 objecten met in totaal 1.850 huurders, die worden bediend door lokale teams, die werken vanuit 28 kantoren in 14 landen. Onze opdrachtgever richt zich voornamelijk om core, core+ en value-add vastgoedinvestering.