• Rotterdam
  • HBO
  • 4500,- p/m
  • 40 uur
  • Tijdelijk met uitzicht op vast
  • 1 maand geleden
Solliciteer direct

Executive Assistant

Over de functie

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een fulltime Executive Assistant.
Je gaat 40 uur per week een drie-koppige directie ondersteunen en daarnaast nog 3 divisie-directeuren. Jouw focus ligt op het ondersteunen van de Algemeen Directeur. Jij bent zijn ogen en oren binnen in de organisatie. Jullie voelen elkaar feilloos aan door een open communicatie.

Hoe ziet jouw dag eruit?
Je begint de ochtend met het verwerken van e-mailberichten uit je eigen inbox en die van de algemeen directeur. Dan volgt een directieoverleg van 2,5 uur waarbij je notuleert. Dat doe je vanwege efficiency op de laptop zodat je het verslag snel kunt aanleveren. Terug uit het overleg werk je je prioriteitenlijst af. Dat gaat van het boeken van een reis voor de algemeen directeur tot het maken van een complexe afspraak met diverse stakeholders. Je regelt vliegtickets en verblijven voor buitenlandse bezoekers. Na de lunch verwerk je de fysieke post. Vanuit het overleg in de ochtend komen acties voort die met andere directeuren afgestemd moeten worden. Je pakt de telefoon en probeert dit in een uurtje af te wikkelen. Iemand zegt een afspraak voor morgen af en je duikt in de agenda’s om een nieuwe datum te prikken, waarbij je rekening houdt met de voorkeur van de algemeen directeur. In de tweede helft van de middag bezoek je een locatie voor een bijeenkomst die je gaat regelen. Aan het einde van de dag bel je nog even met de directeur. Zijn er nog zaken die dringend moeten worden opgepakt, dan regel je dat. Met een tevreden gevoel sluit je de drukke en hectische dag af.

Wat bieden wij jou?

Wat bieden wij jou?

  • Een marktconform salaris afhankelijk van ervaring en leeftijd
  • Vakantiedagen
  • Een uitdagende afwisselende baan
  • Ruimte voor scholing
  • En niet te vergeten een warm welkom!
  • Je treedt direct in dienst bij de opdrachtgever, waar je een tijdelijk contract krijgt met uitzicht op een vast dienstverband.

Wat vragen wij?

In deze functie is het erg belangrijk dat je een natuurlijk gevoel hebt voor bestuurlijke en politieke verhoudingen. Daarnaast ligt er nog een uitdaging op het gebied van digitaal vergaderen, ervaring met programma’s als Teams is daarom ook een harde eis. Jij bent iemand waarbij de deur altijd open staat, voor elke collega in elke laag van de organisatie. Je deinst niet terug om feedback te geven en ook te ontvangen, zolang het maar op een respectvolle manier gebeurt. Je staat stevig in je schoenen en volgt niet klakkeloos instructies op. Je durft kritisch en praktisch te zijn in het oplossen van problemen in plaats van ze te creëren, doet zelf voorstellen en suggesties. Je voelt je prettig in een dynamische omgeving, waarin je ’s ochtends niet precies weet hoe de dag eruit gaat zien. Je bent in staat zaken te organiseren en op den duur ook zelf beslissingen te nemen zodra je bekend bent met de cultuur in het bedrijf en met name in de directie. Je biedt de directie tegenwicht en bent een sparringpartner.

Functie eisen:

  • HBO werk- en denkniveau
  • Afgeronde secretariële opleiding
  • Ruime werkervaring als secretaresse op directie-/bestuursniveau
  • Office programma’s
  • Ervaring met zeer complex agenda beheer
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Fulltime beschikbaar

Over de werkgever

Het hoofdkantoor van deze technische organisatie is gevestigd in de regio Den Haag/Rotterdam, daar zul jij een groot deel van de tijd werkzaam zijn. Het komt ook wel eens voor dat je samen met de directeur mee reist naar een andere locatie. Ondanks dat het bedrijf landelijk meerdere vestigingen heeft, heerst er een warme familiesfeer, waarin je gezien wordt als individu. De organisatie maakt deel uit van een internationaal bedrijf waarin Engels de voertaal is. Binnen de Nederlandse vestigingen wordt echter vooral in het Nederlands gecommuniceerd.