• 'S-Gravenhage
  • HBO
  • 3300,- p/m
  • 32 uur
  • Tijdelijk met uitzicht op vast
  • 1 maand geleden
Solliciteer direct

Directiesecretaresse

Over de functie

Je gaat werken op de de afdeling Interne Zaken . De afdeling Interne zaken bestaat uit 5 personen die zich bezighouden met secretariële en administratieve werkzaamheden voor de directie, de afdelingshoofden en de medewerkers.

Wat ga je doen?
Je ondersteunt samen met een andere collega de directie, de voorzitter van het bestuur, op verzoek van het afdelingshoofd, zonodig ook anderen. In deze rol zul je zowel initiatief moeten nemen als je dienstbaar opstellen, en daarnaast alert, snel en oplossingsgericht moeten zijn. Door je can-do mentaliteit vindt men de samenwerking met jou fijn. Je houdt goed overzicht en overlegt met je collega wie welke opdracht oppakt.

De volgende werkzaamheden maken deel uit van je takenpakket:

  • zorgt voor agenda-, mailbox-, dagmappenbeheer van directie en de voorzitter van het het bestuur.
  • plant, agendeert, en maakt verslagen van directieoverleggen met afdelingshoofden;
  • plant en organiseert vergaderingen voor het bestuur, bestuurlijke overleggen met andere organisaties en (diner)bijeenkomsten;
  • maakt de jaarplanning van bestuursvergaderingen in samenwerking met het secretariaat;
  • zorgt voor telefonische bereikbaarheid van de directie en handelt routinematige verzoeken zelfstandig af;
  • zorgt voor opname van relaties van de directie en de voorzitter van het bestuur in het systeem;
  • meldt bezoekers aan bij de receptie en regelt koffie/thee en eventuele maaltijden;
  • verzamelt, maakt gereed voor gebruik, ordent, verzendt en archiveert vergader- en bespreekstukken;
  • vervangt bij afwezigheid en indien nodig, de medewerker Secretariaat en Evenementen.

Wat bieden wij jou?

  • Een dynamische werkomgeving
  • Een marktconform salaris
  • Vakantiedagen
  • Reiskosten op basis van het OV

Wat vragen wij?

Wie ben jij?

Jij hebt/bent:

  • Een afgeronde secretariële MBO-opleiding, bij voorkeur aangevuld met een opleiding voor directiesecretaresse
  • Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse
  • Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
  • Een goede beheersing van het Microsoft Office pakket
  • Jij bent proactief, accuraat en organisatorisch sterk
  • Jij werkt graag in een team
  • Jij bent stressbestendig en flexibel
  • Jij beheerst de Engelse taal
  • Jij staat sterk in je schoenen en bent flexibel
  • Jij bent 32 uur per week beschikbaal

Over de werkgever

De opdrachtgever is een belangenvereniging. Zij hebben een kantoor in Den Haag en in Brussel. Ook bevorderen wij samen met en namens onze leden ( de doorontwikkeling, instandhouding en uitvoering van een kwalitatief goed en betrouwbaar stelsel. Kernbegrippen daarbij zijn collectiviteit, risicodeling en not for profit. Het speelveld waarop jij je gaat begeven is boeiend en dynamisch. Ons kantoor zit in het WTC in Den Haag. Bij de opdrachtgever werken 29 mensen, verdeeld over de afdelingen Communicatie, Beleid en Interne Zaken.