• Utrecht
  • HBO
  • 3280,- p/m
  • 24 uur
  • Tijdelijk
  • 12 dagen geleden
Solliciteer direct

Bestuursassistent Gemeente

Over de functie

Heb jij ervaring met agendabeheer, ben je op korte termijn beschikbaar en behoud jij het overzicht in een complexe setting?

De bestuursassistenten maken onderdeel uit van de afdeling Bestuur-ondersteuning. Deze afdeling bestaat uit 4 teams (Kabinet Burgemeester, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten) die met elkaar het college van Burgemeester & Wethouders (B&W) ondersteunen en adviseren. De afdeling werkt letterlijk rondom het bestuur op de 20ste verdieping van het Stadskantoor. De werksfeer is prettig en informeel. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt bij ons de kans om je talenten te benutten.

Dit is je werk
Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur zorg je voor excellente ondersteuning van een bestuurder over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en beheert de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe taken op te pakken en om als tussenpersoon te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.

Concreet houdt dit in dat jij:

  • De agenda beheert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen;
  • op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team;
  • overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
  • de workload bewaakt en grip houdt op de agenda;
  • op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder;
  • meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert; zowel op de inhoud, alsmede reflecties op het team (inclusief bestuurder) en werkprocessen. er voor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

Momenteel hebben wij een parttime plek vrij (24 uur per week / 3 dgn) voor de duur van een maand of 3

Wat bieden wij jou?

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante job met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en een uitdagende set verantwoordelijkheden. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod

Een baan voor 24 uur per week per zo snel mogelijk. (Voorkeurs dagen zijn de dinsdag, woensdag en donderdagen)
Duur: tot eind 2020 met kans op een verlenging in 2021
Een salaris binnen schaal 8- 9 van onze CAO (wij stemmen dit af op je kennis en ervaring)
Een OV-vergoeding (vraag naar de voorwaarden)

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

Wat vragen wij?

Dit vragen we van je

  • Hbo werk- en denk niveau en werkervaring in een vergelijkbare rol;
  • je bent op korte termijn beschikbaar;
  • werkervaring bij een gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie op bestuursniveau is een pré;
  • interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving;
  • digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Outlook, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza);
  • je houdt overzicht in een complexe setting en weet de juiste prioriteiten te stellen;
  • je bent in staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen;
  • je bent dienstverlenend, een teamplayer, flexibel, en positief ingesteld.

Tevens: Je bent parttime (24 uur) beschikbaar en inzetbaar. Onze voorkeurs werkdagen zijn op dinsdag, woensdag en donderdag.
Je bent per direct inzetbaar voor in iedergeval de periode oktober, november en december 2020 (duur: 3 mnd) met kans op een verlenging in 2021

Over de werkgever

De bestuursassistenten maken onderdeel uit van de afdeling Bestuur-ondersteuning. Deze afdeling bestaat uit 4 teams (Kabinet Burgemeester, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten) die met elkaar het college van Burgemeester & Wethouders (B&W) ondersteunen en adviseren. De afdeling werkt letterlijk rondom het bestuur op de 20ste verdieping van het Stadskantoor. De werksfeer is prettig en informeel. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt bij ons de kans om je talenten te benutten.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!