• Rotterdam
  • MBO 3/4
  • 2002,- p/m
  • 36 uur
  • Tijdelijk
  • 4 dagen geleden
Solliciteer direct

Administratief Secretarieel Medewerker

Over de functie

Ben jij klachtgericht en werk jij accuraat? Lees dan snel verder! Voor de Politie in Rotterdam zoeken wij een administratief secretarieel medewerker voor 36 uur per week.

Voor de Inhuurdesk Politie zijn we op zoek naar een Backofficemedewerker Banenafspraak. De Inhuurdesk is verantwoordelijk voor alle tijdelijke inhuur binnen de politie. In het kader van de Banenafspraak creëert de Politie nu en de komende jaren extra banen voor mensen met een structurele functionele arbeidsbesparing. Het Cluster Banenafspraak van de Inhuurdesk is verantwoordelijk voor de inhuur van kandidaten die vallen in deze doelgroep.

Voor de Banenafspraak is aan het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) een nieuwe categorie toegevoegd, Inhuur Bijzondere Arbeid (IBA). Het beheer van het DAS-IBA ligt bij de Inhuurdesk. Offerte-aanvragen worden in het DAS-IBA geplaatst (vraag gestuurd), waarna de ingeschreven ondernemingen kandidaten kunnen aanbieden die aan het gevraagde profiel voldoen. De tot de DAS-IBA toegelaten sociale ondernemingen hebben ook de mogelijkheid om kandidaten aan te bieden, zonder dat daarvoor een uitvraag wordt gedaan (aanbod gestuurd). Voor deze aangeboden kandidaten wordt samen met de banencoördinator onderzocht of een passende functie kan worden gecreëerd.

Het betreft een functie voor 36 uur verdeeld over minimaal 4 dagen.

De opdracht:

Samen met jouw collega backoffice medewerker neem je nieuwe aanvragen in behandeling. Aanvragen verwerk je in diverse politiesystemen en je verzorgt de juiste informatie voor de recruiter, zodat zij de werving kunnen opstarten. Wanneer er een kandidaat is geselecteerd zorg jij dat kandidaat z.s.m. in screening wordt gezet. Iedere dag controleer je de screeningsstatus. Zodra de screening is afgerond zorg jij dat kandidaat, manager en leverancier op de hoogte worden gesteld van de uitslag. Je onderhoudt de communicatie tussen de leverancier en manager over de startdatum. Wanneer hier een klap op is gegeven, verstuur je de inleenopdracht naar de leverancier en zorg je dat de nieuwe collega juist in de systemen staat. Het zou natuurlijk jammer zijn als je op je eerste dag geen account hebt en niet aan het werk kan. Wanneer de nieuwe collega is gestart archiveer je het dossier, zodat het cluster Contractbeheer alle informatie heeft wanneer zij aan de slag gaan met de doorstroom en uitstroom van tijdelijk personeel.

Naast de diverse administratieve taken heb je regelmatig contact met diverse managers, de leverancier en het tijdelijk personeel. Het contact is zowel telefonisch als per e-mail. Het is dan ook aan jou om er voor te zorgen dat de aanvrager zich begrepen en geholpen voelt en dat de vraag opgepakt of doorgezet wordt naar de juiste collega. In deze functie sta je nauw in contact met jouw collega’s van het cluster Banenafspraak, maar heb je ook regelmatig contact met backoffice medewerker en of recruiters van andere clusters. De afdeling is zo georganiseerd dat wanneer een cluster kampt met ondercapaciteit, medewerkers elkaar kunnen vervangen.

De werkzaamheden bestaan o.a. uit:

  • uitvoeren van administratieve taken t.b.v. de inhuur van tijdelijk personeel van de capaciteitsvraag tot aan de inleenopdracht;
  • rappelleren op doorlooptijd aanvraagproces/screeningsproces/on-boardingsproces;
  • doorvoeren van administratieve wijzigingen;
  • e-mail en telefoonafhandeling van vragen (leveranciers, Inlenend managers, recruiters en tijdelijk personeel);
  • verwerken van (vertrouwelijke) gegevens in diverse politiesystemen;
  • naar volledigheid archiveren van wervingsdocumentatie.

Wat bieden wij jou?

Een werkweek van 36 uur (fulltime) binnen een uitdagende werkomgeving;

  • Een bruto uurloon tussen de €12,83-€20,52;
  • Een tijdelijk dienstverband tot 31-12-21 met optie tot verlengen o.b.v. een detacheringsovereenkomst én 0-uren contract;
  • Onze klant hanteert de volgende reiskostenvergoeding : €0,19 cent per kilometer en geen parkeerkosten (met een max van 120 k.m. per enkele reis) en 100% OV-kosten o.b.v. 2e klasse. Jouw kilometers worden berekend via de snelste route op route.andes.nl ;
  • Werken via een toonaangevende uitzendonderneming met unieke vacatures die gespecialiseerd is binnen de overheid;
  • Werken binnen een organisatie die verantwoordelijk is voor een waakzaam en dienstbaar Nederland;
  • Persoonlijke begeleiding door ervaren en enthousiaste Recruiters & HR-medewerkers;
  • Een opbouw van vakantiedagen naar rato;
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij gratis online trainingen aan via Good Habitz;
  • Voor deze opdrachtgever is een screening onderdeel van het proces;
  • De deadline voor deze vacature is 26 juli 2021 17:00 uur. Na deze datum hebben wij niet voldoende tijd jou nog mee te nemen in de selectie.

Wat vragen wij?

  • minimaal MBO werk- en denkniveau;
  • minimaal 2 jaar werkervaring als administratief / secretarieel medewerker;
  • MS Office (Word, Outlook en Excel);
  • het kunnen switchen tussen taken en hierin de draad niet verliezen is een must;
  • stressbestendigheid en het onder stress nauwkeurig kunnen blijven werken is een must;
  • ervaring opgedaan in een grote complexe organisatie/overheid is een pre;
  • ervaring op een HR afdeling / Inhuurdesk in een administratieve rol is een pré.

Op de Inhuurdesk politie ben je een duizendpoot en switch je flexibel van de ene taak naar de andere en werk je uiterst nauwkeurig en gestructureerd. Het werken op de Inhuurdesk politie is erg veelzijdig (geen dag is hetzelfde) maar kan soms ook behoorlijk druk zijn. Inhuur van tijdelijk personeel heeft korte deadlines maar ook veel verschillende taken die in een relatief korte periode moeten worden opgepakt.

In deze rol moet je sterk administratief onderlegd zijn en het leuk vinden om collega’s, maar ook externe te woord te staan en te ondersteunen. Je bent dus zowel mondeling als schriftelijk communicatief sterk en hebt (bij voorkeur ruime) ervaring met het telefonisch te woord staan van “klanten” en met het opstellen van foutloze e-mails naar de aanvragers (intern) en leveranciers / kandidaten (extern).

Competenties:

  • Hoge mate van accuratesse;
  • Stressbestendigheid;
  • Uitstekende communicatieve c.q. contactuele vaardigheden;
  • Goed in teamverband kunnen werken;
  • Klantgericht;
  • Oplossingsgericht.

Bijzonderheden:

  • Een (BGO-Lang) screening maakt onderdeel uit van het selectieproces.

Over de werkgever

De Inhuurdesk van de Politie valt onder de Dienst HRM van het PDC (Politiedienstencentrum) en is verantwoordelijk voor alle tijdelijke inhuur binnen de politie, van A tot Z. Onze dienstverlening bestaat uit: werven, aanstellen, contracteren, beheer contracten, rapporteren en de afstemming met leveranciers.

Objectiviteit, transparantie en non-discriminatie en integriteit zijn de waarden die wij als Inhuurdesk sterk uitdragen.

De afdeling bestaat uit: 1 teamchef, 1 proceseigenaar, 2 coördinatoren, recruiters, specialisten overheidsdetacheringen en de backoffice (28 totaal). De afdeling is opgedeeld in vijf clusters; Banenafspraak, Contractbeheer, DAS, Detacheren en Uitzenden. Het Cluster Banenafspraak bestaat op dit moment uit 1 recruiter en 2 backofficemedewerkers.

  • In het kader van de Banenafspraak creëert de Politie nu en de komende jaren extra banen voor mensen met een structurele functionele arbeidsbeperking. Dit is een onderdeel van een breder programma naar het realiseren van diversiteit en inclusiviteit. Wij willen een structurele instroom en behoud van mensen met een arbeidsbeperking.