• Rotterdam
  • MBO 3/4
  • 2086,- p/m
  • 32 uur
  • Tijdelijk
  • 4 dagen geleden
Solliciteer direct

Administratief Ondersteuner Parttime

Over de functie

Ben jij stressbestendig en ga jij accuraat te werk? Lees dan snel verder! Voor de Politie zoeken wij een Administratief Ondersteuner voor 32 uur per week.

Voor de Politie zijn we op zoek naar een Administratief Ondersteuner overheidsdetacheringen. Via een detacheringen kunnen politiemedewerkers bij andere overheidsorganen werkzaamheden gaan verrichten terwijl het dienstverband bij het korps in stand blijft (uit-detacheringen). Andersom komt het ook voor; een medewerker van een ander overheidsorgaan, komt tijdelijk in dienst van de politie (in-detachering). De reden van een detachering zijn bijvoorbeeld een loopbaanontwikkeling, opleiding of samenwerking.

Het betreft een functie voor 32 uur verdeeld over minimaal 4 dagen.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor de afhandeling van alle in-detacheringen binnen de politie. Je verzamelt alle informatie om de detacheringsaanvraag in diverse politiesystemen te administreren. Denk hierbij aan het administratief verwerken van de detacheringsovereenkomsten, financiële gegevens voor de facturatie, gegevens om de screening aan te vragen bij het screeningsloket en de gegevens om de te detacheren medewerker op te voeren in het HRM systeem. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de informatie compleet is en juist wordt geadministreerd. Mist er informatie? Dan vraag jij deze op bij de betrokken partijen. Elke detachering is maatwerk, dat vraagt van jou naast eigenaarschap een nodige dosis creativiteit, initiatief en doorzettingsvermogen.

Naast de administratieve taken heb je regelmatig contact met diverse schakelpartners, zoals aanvrager, diverse HR-afdelingen, externe leveranciers, (rijks)overheden en gemeenten. Het contact is zowel telefonisch als per e-mail. Het is aan jou dat de diverse stakeholder zich begrepen en geholpen voelen, maar jij ook de juiste informatie op tafel krijgt.

In deze functie sta je nauw in contact met jouw collega’s van het cluster Detacheren, maar heb je ook regelmatig contact met backoffice medewerker en of recruiters van andere clusters. Momenteel is het team bezig met een professionaliseringsslag van ondersteuning naar advisering op meerdere thema's. Ook ligt de nadruk op het efficiënter inrichten van processen op het gebied van Contractbeheer en interne controle.

De werkzaamheden bestaan o.a. uit:

  • uitvoeren van administratieve taken t.b.v. overheidsdetacheringen van andere overheden naar de politie;
  • rappelleren op doorlooptijd aanvraagproces/screeningsproces/on-boardingsproces;
  • doorvoeren van wijzigingen in de lopende detacheringsovereenkomsten ;
  • e-mail en telefoonafhandeling van vragen van zowel intern- als externe schakelpartners;
  • verwerken van (vertrouwelijke) gegevens in diverse politiesystemen.

Wat bieden wij jou?

  • Een werkweek van 32 uur (parttime) binnen een uitdagende werkomgeving;
  • Een bruto uurloon tussen de €13,38 -€22,24;
  • Een tijdelijk dienstverband van tot 31-12-2021 o.b.v. een detacheringsovereenkomst én 0-uren contract;
  • Onze klant hanteert de volgende reiskostenvergoeding : €0,19 cent per kilometer en geen parkeerkosten (met een max van 120 k.m. per enkele reis) en 100% OV-kosten o.b.v. 2e klasse. Jouw kilometers worden berekend via de snelste route op route.andes.nl ;
  • Werken via een toonaangevende uitzendonderneming met unieke vacatures die gespecialiseerd is binnen de overheid;
  • Werken binnen een organisatie die verantwoordelijk is voor een waakzaam en dienstbaar Nederland;
  • Persoonlijke begeleiding door ervaren en enthousiaste Recruiters & HR-medewerkers;
  • Een opbouw van vakantiedagen naar rato;
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij gratis online trainingen aan via Good Habitz;
  • Voor deze opdrachtgever is een screening onderdeel van het proces;
  • De deadline voor deze vacature is 26 juli 17:00 uur. Na deze datum hebben wij niet voldoende tijd jou nog mee te nemen in de selectie.

Wat vragen wij?

Jij beschikt over:

  • Minimaal MBO 4 werk- en denkniveau;
  • Uitstekende kennis van en ervaring met MS Office (Word, Outlook en Excel);
  • Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke rol;
  • Affiniteit en/of kennis van arbeidsvoorwaarden en cao’s is een pre;
  • Juridische kennis/ervaring met betrekking tot arbeids- en/of detacheringsovereenkomsten is een pre;
  • Kennis van en ervaring met administratieve processen in een grote overheidsomgeving is een pre;
  • Aantoonbare ervaring op een HR afdeling / Inhuurdesk in een administratieve rol en/of ervaring met personeelsdossiers is een pre.
  • Het kunnen switchen tussen taken en hierin de draad niet verliezen is een must;
  • Stressbestendigheid en het onder stress nauwkeurig kunnen blijven werken is een must.

Op de Inhuurdesk politie ben je een duizendpoot en switch je flexibel van de ene taak naar de andere en werk je uiterst nauwkeurig en gestructureerd. Het werken op de Inhuurdesk politie is erg veelzijdig (geen dag is hetzelfde) maar kan soms ook behoorlijk druk zijn. Het detacheringsproces kent korte deadlines maar ook veel verschillende taken die in een relatief korte periode moeten worden opgepakt. Analytisch ben jij sterk, hoofd- en bijzaken weet je te onderscheiden en je hebt zicht op de 'bigger picture'.

In deze rol moet je sterk administratief onderlegd zijn en het leuk vinden om collega’s, maar ook externe te woord te staan en te ondersteunen. Je bent dus zowel mondeling als schriftelijk communicatief sterk en hebt ruime ervaring met het telefonisch te woord staan van “klanten” en met het opstellen van foutloze e-mails naar intern- en externe stakeholders.

Competenties:

  • Hoge mate van accuratesse;
  • Stressbestendigheid;
  • Uitstekende communicatieve c.q. contactuele vaardigheden;
  • Goed in teamverband kunnen werken;
  • Klantgericht;
  • Oplossingsgericht.

Bijzonderheden:

  • Een (BGO-lang) screening maakt onderdeel uit van het selectieproces.

Over de werkgever

De Inhuurdesk van de politie bestaat uit 5 clusters, waaronder het Cluster Detacheren, en valt onder de Afdeling In-, Door- en Uitstroom (IDU) van de Dienst HRM van het Politiedienstencentrum (PDC). De Inhuurdesk houdt zich primair bezig met de inhuur van extern personeel van A t/m Z. Het werken op de Inhuurdesk is erg veelzijdig maar kan soms ook behoorlijk druk zijn. Er is sprake van korte deadlines, maar ook veel verschillende taken die in een relatief korte periode moeten worden opgepakt.

De Inhuurdesk bestaat in totaal uit 30 medewerkers waaronder recruiters, backofficemedewerkers, projectmedewerkers, twee coördinatoren (het Cluster Detacheren bestaat momenteel uit twee specialisten en één administratief uitvoerende medewerkers). Jouw standplaats wordt Rotterdam.